c’est évidemment une dimension importante de la communication de l’entreprise, mais elle n’intervient pas en première priorité si d’autres chantiers de la communication sont plus urgents; voici une liste d’éléments du mix à valider, avant d’entreprendre un travail avec un conseil extérieur, une agence de design…les supports visuels pourront alors devenir des atouts en réunion.

Avez-vous une connaissance suffisante de l’outil ?

En moyenne, les utilisateurs de logiciels de présentation utilisent 10 % de ses potentialités au quotidien, c’est beaucoup et suffisant pour transmettre de l’information, c’est trop limité pour entreprendre une optimisation dans l’optique d’ une réunion “qui compte” dans la vie de l’entreprise (AG, conventions, séminaire cadres, présentation financière…). Vous passez un cap dans  l’utilisation de l’outil, lorsque vous pouvez sur une page, introduire plusieurs niveaux de lecture – alterner les applats de couleur, transparence, formes 3D, animation dans une forme, navigabilité transversale permettant de quitter une page et d’y revenir sans sortir de la présentation (utilisation des liens hypertextes dans la page) – Si vous n’êtes pas l’orateur, le jour de la réunion, la personne qui présente sera-t-elle à son aise avec une arborescence interactive de la présentation ? Si elle ne l’est pas, ne rien entreprendre qui nuirait à la fluidité de son discours.   

L’identité visuelle : est-elle une composante forte aujourd’hui, en terme de valeurs, de modernité, de symbolique et de métier ?

L’ optimisation d’une présentation Powerpoint a pour point de départ l’identité visuelle de l’entreprise ou de l’organisation, c’est elle qui donnera au “masque” (ou fond de page), sa cohérence, son harmonie et démontrera la maîtrise ou non que vous avez de de ces techniques. Si vous jugez votre logo au mieux ”vieillissant” ou au pire “en dehors du temps”, votre travail d’optimisation sera voué à l’échec, la seule solution est de trouver une forme séduisante et attractive qui ne s’inspire pas des valeurs de la marque, la couleur devenant le seul axe d’entrée pour améliorer l’ensemble. Si votre identité visuelle est en revanche percutante, le designer pourra intervenir sur plusieurs paramètres : les couleurs (issues de la dominante du logo), les formes (biseautées, 3D, courbes) et la symbolique (le picto devient le label que l’on peut extraire du bloc marque).

La présentation que vous êtes sur le point de préparer intervient-elle dans un contexte favorable au changement : l’audience attend des messages forts, êtes vous dans une phase de prise de nouvelle fonction qui impose de faire ses preuves… ?

Si ces conditions sont réunies, c’est exactement la période la plus favorable pour opérer une telle évolution;  une bonne présentation, personnalisée et très en phase avec ce qu’attend votre public aura le mérite de lever beaucoup de doutes et votre assistance quittera la salle en se disant intérieurement “que la présentation était précisément ce qu’elle attendait”; vous ne mesurerez pas l’impact quantitativement, mais vous sentirez autour de vous, le vent de la sympathie et du respect”. Pour en arriver là, ne ménagez pas votre peine, soyez créatif, si vous êtes dans une entreprise “leader” sur son secteur, OSEZ la personnalisation, l’usage de CONCEPTS FORTS, votre discours sera renforcé. Si la culture de l’entreprise est plutôt “profil bas”, alors votre objectif sera de trouver le ton juste avec une éxécution la plus professionnelle possible.

Le jour de la réunion, le cadre appelle-t-il une optimisation du contenu et de la forme ?

S’il s’agit d’une réunion “évènementielle”, qui aura une forte incidence sur l’avenir de l’entreprise, la réponse est OUI. Devant des analystes financiers, des actionnaires, des commerciaux lors de leur convention de vente, de la présentation de lancements de produits ou d’un plan marketing, il n’y a pas une seconde d’hésitation sur la qualité de la copie à rendre ! Si vous passez par un conseil extérieur, l’optimisation vous coûtera entre 0, 5 et 4 % de l’enveloppe globale (comptez entre 3 à 6 000 € pour une telle prestation). Rétrospectivement, vous constaterez que lors de ces réunions, tout est optmisé (le lieu, les temps de pause et de loisirs, la restauration…) sauf parfois, ce qui est projeté dans la salle, ce qui peut être jugé comme une “faute de goût”. Respectez votre public !

Si vous avez du temps ou si quelqu’un au sein de votre équipe peut s’y consacrer pleinement, alors vous pourrez mener ce travail en interne…si vous jugez que vous avez d’autres priorités, faites appel à des conseils extérieurs, une prestation de qualité ne grèvera pas votre budget.