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2003 Powerpoint release : 2003 Powerpoint CV

2007 Powerpoint release : 2007 Powerpoint CV

Aujourd’hui, la lecture de présentations sur IPad est possible, mais en l’adaptant, car les animations ne sont pas lisibles en l’état. Deux méthodes s’offrent à vous :

La transformation de votre fichier PPT en vidéo ou l’enregistrement de vos pages en format image pour un déroulement statique.

Powerpoint en VIDEO : il vous faudra passer par des logiciels externes pour transformer votre présentation au format m4v, mp4, mov ou Avi pour une lecture sur IPad. Le transfert du fichier se fera forcément en passant par votre compte ITune (Fichier/Préférence/ Ok pour synchronisation). Exemple de logiciel : Powerpoint to DVD

Powerpoint en IMAGES FIXES : l’opération se déroule au moment de l’enregistrement de votre présentation sous Powerpoint : Enregistrer sous/Type : Format Jpeg/Cliquez sur l’option “Chaque diapositive” à la proposition voulez vous exporter…). Vous retrouverez l’ensemble de vos pages enregistrées une par une en image, dans le dossier que vous aurez enregistré sur votre disque dur. La seconde étape consiste, comme pour la vidéo, à transférer l’ensemble des images via votre compte ITune : Fichier/préférences/Onglet photos/Ok pour synchronisation. La visualisation se fait alors en choisissant le mode Diaporama sur IPad.

Une barre de menu est créée pour permettre à votre interlocuteur de naviguer sur votre parcours…

Vous pourrez aisément modifier les textes et la mise en forme, sur la version 2003 et 2007.

A télécharger directement :

version 2003 et 2007 : CV Powerpoint

version 2007 : CV Powerpoint

Avez-vous une connaissance suffisante de l’outil ?

En moyenne, les utilisateurs de logiciels de présentation utilisent 10 % de ses potentialités au quotidien, c’est beaucoup et suffisant pour transmettre de l’information, c’est trop limité pour entreprendre une optimisation dans l’optique d’ une réunion “qui compte” dans la vie de l’entreprise (AG, conventions, séminaire cadres, présentation financière…). Vous passez un cap dans  l’utilisation de l’outil, lorsque vous pouvez sur une page, introduire plusieurs niveaux de lecture – alterner les applats de couleur, transparence, formes 3D, animation dans une forme, navigabilité transversale permettant de quitter une page et d’y revenir sans sortir de la présentation (utilisation des liens hypertextes dans la page) – Si vous n’êtes pas l’orateur, le jour de la réunion, la personne qui présente sera-t-elle à son aise avec une arborescence interactive de la présentation ? Si elle ne l’est pas, ne rien entreprendre qui nuirait à la fluidité de son discours.   

L’identité visuelle : est-elle une composante forte aujourd’hui, en terme de valeurs, de modernité, de symbolique et de métier ?

L’ optimisation d’une présentation Powerpoint a pour point de départ l’identité visuelle de l’entreprise ou de l’organisation, c’est elle qui donnera au “masque” (ou fond de page), sa cohérence, son harmonie et démontrera la maîtrise ou non que vous avez de de ces techniques. Si vous jugez votre logo au mieux ”vieillissant” ou au pire “en dehors du temps”, votre travail d’optimisation sera voué à l’échec, la seule solution est de trouver une forme séduisante et attractive qui ne s’inspire pas des valeurs de la marque, la couleur devenant le seul axe d’entrée pour améliorer l’ensemble. Si votre identité visuelle est en revanche percutante, le designer pourra intervenir sur plusieurs paramètres : les couleurs (issues de la dominante du logo), les formes (biseautées, 3D, courbes) et la symbolique (le picto devient le label que l’on peut extraire du bloc marque).

La présentation que vous êtes sur le point de préparer intervient-elle dans un contexte favorable au changement : l’audience attend des messages forts, êtes vous dans une phase de prise de nouvelle fonction qui impose de faire ses preuves… ?

Si ces conditions sont réunies, c’est exactement la période la plus favorable pour opérer une telle évolution;  une bonne présentation, personnalisée et très en phase avec ce qu’attend votre public aura le mérite de lever beaucoup de doutes et votre assistance quittera la salle en se disant intérieurement “que la présentation était précisément ce qu’elle attendait”; vous ne mesurerez pas l’impact quantitativement, mais vous sentirez autour de vous, le vent de la sympathie et du respect”. Pour en arriver là, ne ménagez pas votre peine, soyez créatif, si vous êtes dans une entreprise “leader” sur son secteur, OSEZ la personnalisation, l’usage de CONCEPTS FORTS, votre discours sera renforcé. Si la culture de l’entreprise est plutôt “profil bas”, alors votre objectif sera de trouver le ton juste avec une éxécution la plus professionnelle possible.

Le jour de la réunion, le cadre appelle-t-il une optimisation du contenu et de la forme ?

S’il s’agit d’une réunion “évènementielle”, qui aura une forte incidence sur l’avenir de l’entreprise, la réponse est OUI. Devant des analystes financiers, des actionnaires, des commerciaux lors de leur convention de vente, de la présentation de lancements de produits ou d’un plan marketing, il n’y a pas une seconde d’hésitation sur la qualité de la copie à rendre ! Si vous passez par un conseil extérieur, l’optimisation vous coûtera entre 0, 5 et 4 % de l’enveloppe globale (comptez entre 3 à 6 000 € pour une telle prestation). Rétrospectivement, vous constaterez que lors de ces réunions, tout est optmisé (le lieu, les temps de pause et de loisirs, la restauration…) sauf parfois, ce qui est projeté dans la salle, ce qui peut être jugé comme une “faute de goût”. Respectez votre public !

Si vous avez du temps ou si quelqu’un au sein de votre équipe peut s’y consacrer pleinement, alors vous pourrez mener ce travail en interne…si vous jugez que vous avez d’autres priorités, faites appel à des conseils extérieurs, une prestation de qualité ne grèvera pas votre budget.

. ORGANISER: plus les utilisateurs et le nombre de présentations sont nombreux, plus leur organisation est complexe. PresentationEngine® permet aux utilisateurs, de visualiser, directement  à partir de Powerpoint, les présentations classées par thématique (Présentation Groupe, présentation par filiales, par marques…), par direction (DG, DM, Dir Scientifique…) ou tout autre classement personnalisé. Ces présentations sont automatiquement mises à jour tout en respectant la charte graphique.

. PREPARER: grâce à  une bibliothèque contenant l’ensemble de vos présentations classées. Les utilisateurs ouvrent cette bibliothèque et agrègent de nouvelles présentations sans difficulté, l’identité de marque (code couleur, typographie, mise en page) étant automatiquement respectée.

. ENRICHIR: une barre d’outil vous apporte l’immense bénéfice d’intégrer proprement et sans retouche, des compléments de design, d’image, de pictos, des schémas ou tableaux/graphiques, à l’endroit de la page où vous le souhaitez.

. HARMONISER : c’est le souci légitime de toute direction marketing/communication, que de faire respecter la charte graphique et l’image corporate de l’entreprise. Bien souvent, trop de liberté nuit à la cohérence dans ce domaine; PresentationEngine® peut être considérée comme une excellente plateforme de pilotage de la marque dans Powerpoint.

Exemple de l’importation d’un tableau Excel :

sans l’application, vous continuerez à perdre beaucoup de temps à remettre en forme ce tableau, dont les proportions changent lorsqu’il est collé sur votre page (typo et colonnes sont souvent déformées). 

avec l’application PresentationEngine®, vous importez en provenance d’Excel le tableau, à l’endroit où vous le souhaitez dans la page, sans le retoucher. Il se met automatiquement aux couleurs de la charte graphique.

Attention : si vous décidez d’opter pour une “démarche qualité” dans la préparation de votre prochaine présentation, cela doublera votre temps de travail.

1. AU DELA de 30 PAGES : créez une arborescence avec des liens hypertextes 

Partir d’un agenda/sommaire central; au clic, vous déroulez une partie et à la fin de votre exposé, vous revenez au sommaire. Ex : 1. Le contexte/2.Les résultats 2008/3.Le plan d’action 2009/4.Les axes d’innovation/5. La communication.

    >>>>>> Une méthode idéale pour que le public ne perde pas le fil. Powerpoint/Editer/Lien hypertexte (sur une page, une image, une page internet…) 

2. CONSERVER LE SOMMAIRE : au fil des pages, conservez l’agenda de départ en haut à droite 

SIMPLE : 100 % Powerpoint. Vous mettez en gras ou en couleur pour pointer la partie sur laquelle vous êtes et grisez les autres parties de l’agenda

COMPLEXE : avec l’aide de logiciels complémentaires (Photoshop, Photoimpact) ou possible avec Powerpoint 2007. Créez des “boutons” pour donner un style “web” et introduire de l’interactivité. Effet garanti :

3. SIMPLIFIEZ L’EXPRESSION : pour plus d’impact et d’aisance de lecture

Simplifiez l’expression ne veut pas dire la rendre simpliste, c’est le piège à éviter; un message trop simple n’est pas vraiment crédible. Usez de mots clés (Innovation, Perspectives…d’associations mots clés/Pictos). Innovez en trouvant des accroches qui vont marquer : “Pour un plan commercial : les 100 jours pour réussir”…

4. HARMONISEZ vos SOURCES VISUELLES : des images de haute résolution

Il n’y a pas plus mauvais effet pour l’image de l’entreprise et votre présentation que de faire cohabiter des images qui ont une qualité variable. En projection, il ne faut pas utiliser de visuels dont le poids est < 50 ko, pour une taille de photo réduite à l’écran; si vous vous servez d’un visuel en plein écran, n’importez rien en dessous de 120 ko. Pour harmoniser vos images :

SIMPLE : . Puisez dans la banque image de l’entreprise/ . Ayez à l’esprit que la présentation que vous projetez en réunion, n’est pas celle que vous allez diffuser après la réunion/.Ne présentez pas de visuels captés sur internet sans vous être assurés de leur qualité/. Achetez en complément des images dans une banque image.

COMPLEXE : . Créez des visuels plus personnalisés, du type montages, panoramiques, images concepts/. Si vous ne disposez pas de la version Powerpoint 2007, pour la colorisation des images, utilisez Photoshop ou Photoimpact/. Ajout d’effets créatifs qui servent votre mise en page, comme la superposition ou la transparence.

5. ADOPTEZ le REFLEXE MOT CLE/IMAGE : un principe de communication élémentaire

La mémorisation augmente quand vous associez les mots à l’image, cette technique est un recours efficace en présentation, car elle permet de structurer un discours. Il n’y a pas d’approche simple dans ce domaine, le temps de la conception se rallonge, mais c’est aussi à ce stade que vous marquerez votre différence et démontrerez  à votre public, votre maîtrise de la communication.

COMPLEXE : . Logotypez les idées clés de votre présentation par des symboles clés/. Dès qu’un mot peu mettre en perspective votre discours, associez le à une image pour transmettre de l’émotion visuelle, qui favorisera la mémorisation de votre audience. 

6. MAITRISEZ les ANIMATIONS et les TRANSITIONS : juste ce qu’il faut

Au cours de la présentation, ces deux composantes ont un rôle clé, elles peuvent vous tirer d’affaire quand vous avez beaucoup de messages à faire passer.

SIMPLE : . Choisissez les animations et transitions dans l’optique de servir votre discours et fluidifier votre présentation, ne changez pas de style à chaque page, au risque de mettre le public mal à l’aise

COMPLEXE : . Souscrivez à la licence PowerPlugs, pour disposer de transitions très créatives qui peuvent aider devant certains publics (http://vvv.presentationpro.com/powersuite2007/transitions.asp). A utiliser avec modération cependant.

7. CONCEVEZ votre PRESENTATION comme un EVENEMENT : pour surprendre et séduire

La présentation est un des temps forts d’une réunion “évènementielle” (AG, convention, présentation financière…), elle appelle un soin particulier pour faire bonne mesure par rapport à l’investissement d’une telle réunion. Souvent, elle n’est pas à la hauteur du “luxe” dans lequel l’audience est invitée.

SIMPLE : . Nommez votre présentation. Ex : “L’année des conquêtes”/. Choisissez des visuels à fort impact, inédits pour l’assistance en vous posant la question : s’il faut que les gens retiennent une image, ce sera celle là/. Soignez la rédaction, la recherche des accroches et des mots clés/. Pensez dès la conception aux versions complémentaires : une version imprimée remise lors de la réunion (avec résumé, dans un étui de qualité, ou une clé USB) , une version allégée prête à la diffusion par mail ou par l’intranet.

COMPLEXE : . Annoncez votre présentation par mail, pour créer l’évènement et l’envie/. Concevez pour votre lieu de réunion des caliquots, affichettes ou autres supports imprimés pour baliser de messages le lieu de la réunion

8. PENSEZ QUALITE et encore QUALITE : pas d’économie sur le matériel

Il est trop dommage que l’ordinateur fasse faux bond lors de la réunion, quand la vidéo que l’on projète est rejetée par un ordinateur sans puissance.

SIMPLE : . Si vous ne possédez pas de matériel, louez un projecteur FULL HD, suffisamment puissant et contrasté, si vous êtes devant une Assemblée de plus de 50 personnes/ Optez pour un portable de 512 rams, équipé de Windows XP ou Vista/. Munissez-vous d’une télécommande laser pour gagner en aisance scénique et corporelle.

COMPLEXE : . Une présentation en tryptique (3 écrans) est du meilleur effet, mais il faut le savoir dès la préparation, pour la synchronisation. Cette option est paramètrable sur Powerpoint XP et Vista

1. Une idée par page : FAUX

C’était valable du temps de la rétroprojection sur transparents, la notion de page est même dépassée à l’ère électronique de la présentation, le support est devenu dynamique. Il est permis aujourd’hui, dans une présentation, d’intervenir sur plusieurs paramètres en même temps :

   > Gras de typo ou changement de couleur pour les éléments clés/animation/transparence ou autre mise en perspective de l’information/ image, vidéo,flash.

Il est certain que la version 2007 de powerpoint renforce ces possibilités (Ombrage, 3D, Trajectoire de texte déjà présente sur la version 2003). Donner de la modernité à une présentation Powerpoint revient à utiliser en partie les techniques du web, notamment l’idée de superposition de “couches” que l’on peut empiler sur une page ou l’apparence d’effets flash dans le déroulement de menus par exemple, pour introduire l’idée d’interactivité. Tout ceci peut se faire à 100 % sous powerpoint (version 2007) et avec l’aide de logiciels performants (Photoshop, Photoimpact) sous les versions antérieures.

>>>>>>> voici à quoi ressemble une page Powerpoint en mode plan de travail, qui recèle plusieurs animations superposées; complexe en apparence, pour le plus grand confort du public au moment de la projection

2. Eviter des pages surchargées : FAUX

Bien entendu, l’effort de synthèse et de recherche de mots clés est nécessaire, mais il y a des sujets qui ne peuvent pas être simplifiés ou réduits à l’infini, sous peine d’en perdre le sens (résultats scientifiques, résultats chiffrés, éléments stratégiques, points de réglementation…); les techniques existent pour allèger de tels documents :

   > Apparition du texte progressif/Mots clés, idées concepts en gras/La seconde partie d’un texte chasse la première/Les effets de transparence permettent de supperposer des masques/L’effet grossissement-réduction (Powerpoint XP et Vista) permet de scinder un texte. Powerpoint 2007 renforce les possibilités de mise en perspective de l’information en s’appuyant sur les fonctionnalités (Ombre – 3D – Transparence).

3. Contre “l’effet” 3 en 1 : VRAI

Concevoir une présentation de manière professionnelle, c’est en amont réfléchir aux différentes utilisations. En fait, une présentation se compose de 2 phases de diffusion, qu’il faut intégrer dès la préparation, avant la réunion :

  > La présentation en séance plénière : privilégier la haute résolution, même si le poids informatique vous fait peur (parfois > à 100 mégas).

> La diffusion après la réunion : ceci peut mener à la préparation de 2 autres versions :

     . Une version papier : il faut dans ce cas répondre aux exigences d’un document imprimé, c’est à dire conserver ou améliorer encore la résolution (impression sur papier haute résolution, éviter les mauvaises copies), revoir la mise en page en réduisant la typo et figer les animations.

     . Une version électronique : dans le cadre de la diffusion en interne ou en externe, préparer une version de la  présentation prête à voyager, dont le poids n’excède pas 3-4 mégas; un fastidieux travail de compression (pas toujours suffisant) démarre, complété par un travail d’allègement des images. En vue d’un téléchargement, vous pouvez également l’enregistrer en format.pdf. 

     . Une version vidéo : si la réunion a été filmée, il est possible de la diffuser aussi sur Internet, avec un accès sécurisé ou publique, de manière à pouvoir la visionner avec les pages de la présentation synchronisée. Exemple : retransmission d’une Assemblée Générale LVMH.

Bien que longue, cette phase marquera la réussite totale ou non de la présentation; l’image que vous transmettrez à votre public sur l’ensemble du processus, sera celle d’un professionnel au service de son client.

4. Powerpoint est un outil de standardisation : FAUX

Conçu en premier comme un support efficace de diffusion de l’information, le logiciel a été réduit longtemps par les utilisateurs à un outil simple : une page, un titre, des “bullets points”. Puis les chartes graphiques ont un peu mieux cadré la dimension institutionnelle, sans vraiment faire preuve d’inventivité. Aujourd’hui, les choses ont beaucoup évolué et la simple transmission de l’information ne suffit plus, il faut mettre en forme pour séduire, être cohérent, crédible et emporter l’adhésion de son public. Le logiciel permet beaucoup de sophistication, apportant une personnalisation qui met l’information transmise en perspective. La seule chose à ne pas faire pour personnaliser une présentation, c’est opter pour les masques proposés par le logiciel…qui eux, renforcent la standardisation et sont souvent éloignés de votre identité visuelle.

Réunir ses actionnaires une fois par an pour présenter le visage et les contours d’une grande  entreprise est porteur d’enjeux stratégiques, financiers et humains qu’il est préférable de maîtriser honorablement.  Comment les plus grandes entreprises françaises abordent-elles cet exercice de communication ? Ce palmarès des AG 2008 a pour objectif de mettre en valeur les bonnes pratiques dans ce domaine et faire en sorte que ces réunions évènementielles deviennent des espaces de créativité, d’innovation à la fois dans la mise en forme et le contenu des présentations. Seules les présentations projetées ont été analysées dans cette étude, ne tenant pas compte de l’environnement esthétique, la qualité oratoire des dirigeants ou le matériel  technique utilisé lors de l’Assemblée.

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La référence existe dans ce domaine.

La mise en valeur du discours à travers les supports visuels présentés existe et c’est rassurant de savoir que certaines entreprises y ont accordé un soin particulier. Selon la grille multicritères utilisée (masque, identité visuelle, multimédia, symbolique, animation et transitions), ¼ des entreprises valorisent leur présentation, en alliant créativité, savoir faire et personnalisation. L’actionnaire peut se réjouir dans ce cas de la mise en valeur des compétences et de la capacité à mettre en accord le discours et sa communication vers le public. Parmi cette typologie d’entreprises, trois d’entre elles opèrent sur le marché de l’énergie et de l’environnement. EDF est la référence en matière d’application de l’excellence Corporate, Véolia et Suez Environnement sont au dessus du lot, en ce qui concerne la créativité et l’avant-gardisme en matière de design et d’expression visuelle.  

Dans ce même groupe, mais ceci est moins surprenant, on retrouve un acteur High-Tech pour la créativité et l’innovation (Alcatel-Lucent) qui côtoie une entreprise pharmaceutique (Sanofi-Aventis) et une entreprise du luxe, pour une application rigoureuse de sa charte graphique (LVMH).

La communication doit-elle être prudente ?

Pourquoi des entreprises dont le résultat est flatteur ont-elles autant de retenue dans cet exercice ? Communiquer de manière personnalisée et impactante crée de la valeur et de la confiance. Six entreprises d’horizons divers (BNP Paribas, SG, Alstom, Arcelor-Mittal, Orange, Saint-Gobain) assurent  un service minimum lors de ce grand évènement, adeptes du ni-ni (ni génie-ni cancre), elles utilisent des supports classiques, mais maintenant néanmoins une certaine rigueur dans l’application de leur charte.  Alstom et Arcelor-Mittal ont un problème d’identité visuelle, ce qui rend difficile une optimisation des supports visuels, dans la mesure où le point de départ d’une présentation harmonieuse et cohérente réside dans la richesse du logo ; les autres entreprises citées n’ont à priori aucune raison de ne pas être plus séduisantes.

En réunion, encore souvent, la communication visuelle n’est pas considéré comme un levier pour l’entreprise

Près de la moitié des entreprises n’ont pas fait de la présentation Powerpoint une priorité.  Soit elles ne se sont pas dotées des moyens internes ou externes, soit elles n’en perçoivent pas la portée.  Elles sont encore dans un registre de communication basique en la matière et ne transmettent pas des valeurs de marques très intelligibles. En utilisant des symboles réduits, plusieurs d’entre elles (Eads, ST Elecronics, Capgémini, Crédit Agricole), se privent d’un levier de communication efficace et peuvent à terme appauvrir leur territoire d’expression.

Si le rendez-vous avec les actionnaires est manqué, la médiocrité du support visuel a pu y contribuer

En Assemblée Générale, une présentation visuelle vient en appui du discours d’un chef d’entreprise ou d’un cadre dirigeant, elle peut par conséquent véhiculer une image technologique, de compétence et de vision de l’avenir. Les entreprises qui se rangent dans cette catégorie sont des entreprises en pleine crise ou à l’amorce d’une crise identitaire (identité visuelle vieillissante, contours de valeurs de marques ou de métiers non explicite)…le support Powerpoint n’est pour elles, que l’arbre qui cache une forêt de problèmes existentiels plus graves, de nom ou de positionnement (Renault, Déxia, Thomson). 

A la lueur de cette étude, 25 % des acteurs du CAC 40 ont une maîtrise complète de l’évènement, y compris de leur présentation visuelle. Le manque de sophistication et d’originalité apporté par les autres ne les empêchera jamais, certes, de faire des bénéfices, mais elle peut à terme, contribuer à éloigner la confiance des actionnaires envers les dirigeants.  Au-delà de l’aspect technique et des compétences dans la maîtrise de la communication, les meilleures entreprises dans ce domaine offrent à leur public une vraie marque de respect et apportent la démonstration de leur capacité d’innovation.

NB : Carrefour, PSA, Unibail et Vinci ne font pas partie de l’étude.

Trois groupes de logiciels se forment en fonction du type d’utilisation; Powerpoint est la référence encore incontestée des logiciels de présentation en réunion concurrencé frontalement par Keynote (Apple)…et de nouveaux entrants qui font de leur plateforme une application mixte web + réunions. Le très créatif Prézi, développé par des designers ouvre une nouvelle forme de présentations électroniques, fondée sur un espace ouvert. Ces logiciels ont privilégié le design, ce sont des créateurs d’impact.

Les nouvelles applications sont conçues quasi exclusivement pour internet, ces logiciels sont des faiseurs de commodité :